Dla kogo druki urzędowe online?

Jeszcze jakiś czas temu przesyłanie dokumentów do urzędów przez internet było niedozwolone. Od kilkunastu lat można to robić między innymi za pomocą ePUAP i innowacyjnych programów służących do rozliczania podatków. Ważne jest, by mieć pod ręką tylko i wyłącznie aktualne formularze. W przeciwnym razie e-urząd skarbowy lub inny urząd może zawezwać do złożenia korekty, lub nie uzna, że dany wniosek wpłynął do urzędu w terminie. Wypełnianie formularzy online jest bardzo komfortowe. Można to robić samodzielnie lub może to robić biuro rachunkowe, a także odpowiedni dział w zakładzie pracy. Druki urzędowe online można pobierać i wysyłać przez internet bez konieczności stania w kolejkach w placówkach pocztowych. Wysyłka formularzy online obniża koszty związane z usługami pocztowymi i kurierskimi, co ma znaczenie w firmach, które zatrudniają dużą liczbę pracowników. Pracodawca nie musi się martwić, że zaginie potwierdzenie nadania przesyłki, gdyż wszystkie Urzędowe Poświadczenia Odbioru można zachować w formie elektronicznej i wydrukować w razie potrzeby. Firmy wpisane do KRS mogą sprawdzić, jakie druki prawne i sądowe są dostępne online. Dla osób prywatnych możliwość załatwiania spraw bez wychodzenia z domu daje kilka korzyści. Jest to między innymi oszczędność czasu i możliwość dochowania terminów ustawowych. 

Druki tradycyjne czy druki urzędowe online? 

Chociaż tradycyjne druki nadal obowiązują, to nie każdy ma czas na ich wypełnianie. Chodzi o to, że trzeba bardzo dokładnie zapoznać się z zasadami wypełniania danego druku. W razie pomyłki trzeba liczyć się z koniecznością ponownego wpisywania danych. Taki formularz trzeba zapakować w kopertę i nadać w placówce Poczty Polskiej (jako list polecony). Nadanie listu w urzędzie pocztowym jest traktowane jako data wpływu dokumentu do urzędu (na przykład do sądu). Utrudnieniem może być stanie w kolejkach w przypadku zostawiania spraw na ostatnią chwilę. Nadanie za pomocą firmy kurierskiej już takiego przywileju nie ma, zatem istnieje ryzyko niedochowania terminu. Może tak być w sytuacji, gdy wystąpi jakaś awaria (lokalna lub globalna). Jeśli chodzi o sprawy sądowe online, to można pobrać między innymi formularz taki jak wniosek o wpis w Księdze Wieczystej (dla nieruchomości) lub wniosek o wprowadzenie zmian w KRS. Można też pobrać formularze dotyczące spraw rodzinnych (pozew o rozwód). Warto podkreślić, że formularze online wypełniane są w sposób intuicyjny, a objaśnienia do nich są zrozumiałe dla większości osób. 

Jak sprawnie załatwiać sprawy urzędowe?

Sprawy urzędowe w wielu przypadkach muszą być załatwiane za pomocą formularzy. Przykładem są formularze podatkowe, druki ZUS i druki budowlane online. Nawet jeśli firma wysyła deklarację związaną z podatkiem od nieruchomości za pomocą ePUAP, to prócz tego, że składa pismo ogólne, składa też wypełniony formularz podatkowy i podpisuje go elektronicznie za pomocą profilu zaufanego. Nie wszystkie dokumenty mogą być wysyłane w ten sposób. Formularze PIT są przesyłane do KAS za pomocą specjalistycznego oprogramowania (nie jest to ePUAP). Bez względu na rodzaj sprawy, bardzo ważne jest, by do urzędów trafiały prawidłowo wypełnione formularze, zawierające niezbędne dane (takie jak numer PESEL, NIP lub REGON). Trzeba pamiętać o załącznikach, gdyż ich brak może oznaczać wezwanie do uzupełnienia braków formalnych. Trzeba wskazać adres do korespondencji. Można już korzystać z e-Doręczeń, przy czym innowacja ta na chwilę obecną generuje wiele problemów samym urzędnikom. 

Jak wysyłać druki dla osób fizycznych dla działalności gospodarczej: pocztą czy za pomocą profilu zaufanego?

Nie wszystkie sprawy urzędowe można załatwiać przez ePUAP. Przykładowo ZUS i Urząd Skarbowy korzystają ze swoich programów online. Deklaracje podatkowe można wysyłać za pomocą narzędzi udostępnianych przez firmy oferujące dostęp do tego rodzaju deklaracji. Sprawy sądowe trzeba załatwiać za pomocą poczty tradycyjnej. Tak więc trzeba wiedzieć, co można składać przez ePUAP, a co za pomocą innych metod. W firmach takich spraw pilnują działy kadr i płac, księgowość i działy prawne. Przedsiębiorcy korzystają z usług biur rachunkowych i doradców podatkowych oraz kancelarii adwokackich. Osoby fizyczne, jeśli nie mają pewności, czy mogą dany formularz przesłać online, powinny zadzwonić do wybranego urzędu i się upewnić. Wzory druków muszą być aktualne (mogą mieć swoje terminy ważności, co może wynikać ze zmian prawnych).