Faktury online - kto ma obowiązek ich wystawiania i jak to zrobić

Czym faktura VAT online różni się od tradycyjnej?

Tradycyjna faktura VAT to dokument papierowy, który musi zostać wystawiony ręcznie i podpisany. Następnie faktura jest wysyłana do nabywcy pocztą lub przekazywana osobiście. Wystawianie faktur w ten sposób jest czasochłonne, podatne na błędy, a same dokumenty trudne do archiwizacji. Faktura online jest natomiast dokumentem elektronicznym, który jest wystawiany i przesyłany za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT online?

Obowiązek wystawiania faktur VAT online dotyczy wszystkich podatników VAT w Polsce, z nielicznymi wyjątkami:

• Podmioty zwolnione z VAT do 31 grudnia 2024 r. - te podmioty nadal mogą wystawiać faktury papierowe, ale mają możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.
• Transakcje z zagranicznymi kontrahentami — do końca 2025 r. faktury za takie transakcje mogą być wystawiane w formie papierowej, z zastrzeżeniem, że muszą spełniać określone wymogi.
• Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - z wyjątkiem sprzedaży wysyłkowej i wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktury za taką sprzedaż nadal mogą być wystawiane w formie papierowej.

Należy jednak pamiętać, że już od teraz warto zacząć przygotowywać się do korzystania z KSeF. Rejestracja w systemie jest bezpłatna i prosta, a samo wystawianie faktur online jest łatwe i oszczędza czas.

Korzyści z wystawiania faktur VAT online

Korzystanie z KSeF wiąże się z wieloma zaletami dla przedsiębiorców, m.in.:

• automatyzacja procesu wystawiania faktur — KSeF automatycznie uzupełnia wiele danych na fakturze, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów.
• oszczędność czasu i pieniędzy — wystawianie faktur online jest szybsze i tańsze niż wystawianie faktur papierowych. Nie trzeba drukować faktur, podpisywać ich ręcznie i wysyłać pocztą.
• zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości faktur — faktury elektroniczne są bezpieczniejsze przed sfałszowaniem i łatwiej je zweryfikować.
• łatwiejszy dostęp do faktur dla nabywców — nabywcy mogą pobrać faktury elektroniczne z KSeF w dowolnym momencie.
• redukcja ryzyka błędów — automatyzacja procesu wystawiania faktur pomaga zminimalizować ryzyko popełniania błędów.
• ochrona środowiska — wystawianie faktur online jest bardziej przyjazne dla środowiska, ponieważ generuje mniej papieru.

Jak wystawiać faktury online zgodne z KSeF?

Wystawianie faktur VAT online w KSeF jest proste i intuicyjne. Wystarczy wykonać kilka kroków:

1. Zarejestrować się w KSeF — rejestracja jest bezpłatna i można jej dokonać na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/ksef/.
2. Wybrać program do faktur — na rynku dostępnych jest wiele programów do faktur, które ułatwiają wystawianie faktur elektronicznych. Wybierając program, warto zwrócić uwagę na jego funkcjonalność, łatwość obsługi i cenę.
3. Wystawić fakturę — w programie do faktur należy wprowadzić dane kontrahenta, towary lub usługi, kwotę i inne wymagane informacje. Program automatycznie wygeneruje fakturę elektroniczną.
4. Podpisać fakturę — fakturę elektroniczną należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym (Podpis Zaufany).
5. Wysłać fakturę do KSeF — podpisaną fakturę elektroniczną należy wysłać do KSeF. Można to zrobić za pomocą programu do faktur lub bezpośrednio z interfejsu KSeF.

Programy do fakturowania online a KSeF — czy to idzie w parze?

Programy do fakturowania online mogą znacząco ułatwić wystawianie dokumentów zgodnych z KSeF. Nowoczesne programy oferują integrację z KSeF, co pozwala na automatyczne przesyłanie faktur do systemu. Dodatkowo programy te często posiadają funkcje, które automatyzują wiele procesów związanych z fakturowaniem, np. generowanie faktur cyklicznych, pobieranie danych z GUS, sprawdzanie poprawności NIP-u kontrahenta.

Jak wybrać dobry program do fakturowania?

Wybierając program do fakturowania, zwróć uwagę na:

• rodzaje faktur — Dobre programy oferują wystawianie różnych rodzajów faktur, w tym faktu zaliczkowych, czy pro-forma, a niektóre pozwalają wystawiać także faktury cykliczne.
• funkcjonalność — Programy do faktur online oferują liczne funkcje, np. możliwość pobrania faktury w formacie pdf, czy generowanie wezwań do zapłaty. Sprawdź, jakie oferuje ten wybrany przez Ciebie.
• łatwość obsługi — Przejrzysty interfejs i liczne poradniki ułatwiają obsługę programu. Sprawdź, czy wybrany przez Ciebie odpowiada tym potrzebom.
• integrację z KSeF — Wśród licznych funkcji programu do fakturowania nie może zabraknąć integracji z KSeF i automatycznego przesyłania faktur do tego systemu.
• możliwość wystawiania faktur w dowolnym miejscu — Sprawdź, czy program działa w chmurze, dzięki czemu wystawisz fakturę z dowolnego miejsca, czy też wymaga instalacji na komputerze.

Faktury VAT online po nowemu — podsumowanie

Od 1 lipca 2024 r. wszyscy podatnicy VAT w Polsce zobowiązani są do wystawiania faktur elektronicznych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur online jest proste i intuicyjne, a programy do fakturowania mogą znacząco ułatwić ten proces. Wybierając program do fakturowania, zwróć uwagę na jego funkcjonalność, łatwość obsługi i integrację z KSeF.

Pamiętaj, że ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących interpretacji przepisów prawa podatkowego należy skonsultować się z doradcą podatkowym.